ניהול זמן בחברה המודרנית. למה לאנשים אין מספיק זמן ואיך ללמוד לעקוב אחרי הכל. כללים בסיסיים לניהול אפקטיבי של משאב זמני. ניהול זמן הוא היכולת לשלוט בכמות הזמן המוקדש לפעילויות מסוימות, לנהל אותה בתבונה, לנתח את יעילות העבודה שלך ולמצוא משאבים נוספים, ובכך להגדיל את התפוקה. כישורים כאלה נותנים לאדם את ההזדמנות לא רק להתעדכן בפעילויות המתוכננות, אלא לעשות זאת ביעילות ולהנות. המדע החוקר את תהליך התכנון והניהול של משאב הזמן שלו או של מישהו אחר נקרא ניהול זמן.
הצורך בניהול זמן
סוגיית ניהול הזמן ברמת המדינה עלתה והחלה ללמוד ברצינות ברוסיה עוד בשנות העשרים. הוצעו תיאוריות ושיטות שונות להגברת יעילות הפעילות, כולל ארגון האפקטיביות האישית של כל אדם בנפרד.
בשנות ה -70 של המאה העשרים הוצג הרעיון לפיו מערכת ניהול הזמן האישית צריכה להתבסס על החשיבה האפקטיבית של הפרט, אותה יש לפתח. רק בשנת 2007 הופיעה מחלקה לניהול זמן באחת האוניברסיטאות במוסקבה. מצד אחד, הזמן אינו משאב בלתי מוגבל, ולכן אין זה מפתיע שלעתים קרובות חסר לנו אותו. אבל, מצד שני, לכולם ביום כמות הזמן זהה. אז למה, באותו מחיר, חלק מצליחים לעשות הרבה יותר מאחרים, וכתוצאה מכך מקבלים תוצאה גבוהה יותר? לא מדובר במספר השעות, אלא ביעילות השימוש בהן.
אנשים רבים טועים וחושבים שניהול זמן נחוץ רק למנהלים בעבודה ולאנשים שאינם עושים דבר באופן פתולוגי. למעשה, כל אחד חייב ללמוד את אומנות ניהול הזמן שלו כדי להצליח לא רק בעבודה, אלא גם בחיים. משימת ניהול הזמן היא לא להניע אותך למסגרת כלשהי. להיפך, התכנון מאפשר לך להרחיב מסגרת זו, מכיוון שאתה בעצמך לא שם לב כמה זמן, אם מבזבזים נכון, אפשר לפנות. כדי להשתלט על מדע ניהול הזמן, מישהו ייקח כמה שבועות, ואחרים חודשים. הכל תלוי במספר גורמים:
- כוח הרצון … ללא תכונת אופי זו, באופן עקרוני, קשה להשיג תוצאות כלשהן. לכן, אם משהו לא הסתדר בפעם הראשונה, אין צורך לוותר. אתה צריך להבין למה זה לא הצליח ולעשות את זה שוב.
- כישורי תכנון קודמים … אם אדם יודע לתכנן כמה מהפעולות שלו, למשל קניות, בילויים, קיום אירועים, אז עליו להכיר את עקרונות התכנון הבסיסיים. במקרה זה, יהיה לו קל יותר ללמוד כיצד לנהל את הזמן מאשר למי שחי מאולתר כל חייו. עם זאת, שום דבר בלתי אפשרי עבור הקטגוריה השנייה של אנשים, זה עלול לקחת קצת יותר זמן.
- תמיכה … באיזו תדירות אדם עושה משהו עבור החברה: מתחיל או מפסיק לעשן, הולך לחדר כושר, משתתף בכל אירוע. חשוב מאוד לקבל תמיכה מאהובים. לכן, אם כל הצוות או כל המשפחה יקבלו החלטה להבין את אומנות ניהול הזמן, אז התוצאה תושג מהר יותר.
טאבו כשאתה מתכנן את הזמן שלך
לפני שתלמד כיצד לנהל את הזמן שלך, עליך לנתח מה לוקח 24 שעות.לאחר ששרבטת לפחות אחד מהימים שלך בשעות ודקות, אתה יכול לראות שרוב המשאבים היקרים מבוזבזים.
הבה נבחן את הטאבו העיקרי בניהול זמן:
- שינה ארוכה … אתה לא יכול ללכת לשום מקום - אתה צריך לישון כדי שיהיה לך כוח לבלות ביעילות את שאר הזמן. שינה בריאה היא 8 שעות. אבל שינה לפני ארוחת הצהריים היא ניהול זמן לא חכם.
- שיחות טלפון … הטלפון חוסך ומבזבז את זמנכם. מצד אחד, ניתן לקבל או להעביר מידע מהר יותר. אבל, מצד שני, דיבורים ריקים לפעמים לוקחים את רוב שעות היום.
- צפייה בטלוויזיה ומשחקים … כמובן שאתה צריך לנוח, וכל אחד מבין את המשמעות של מילה זו בדרכו שלו. אבל צפייה בסדרה הבאה או ב"יורה "חדש לא תוכל גם להטעין בכוח חדש, וגם לא להועיל.
- הרגלים רעים … לאנשים עם הרגלים לא בריאים כמו עישון לוקח הרבה זמן במהלך היום לקחת הפסקות עשן. נראה כי שתיית כוס קפה או עישון הם עניין של 2-3 דקות, אך היום שלנו מורכב מדקות אלו.
כל אחד יכול למצוא עוד כמה נקודות בשגרה, בהן הוא מבלה את זמנו, ולנסות להסיר אותן מחייהן, או לפחות לצמצם אותן. ככל שאדם מבין זאת מוקדם יותר, כך הוא לומד להעריך ולבלות את זמנו בחוכמה.
עֵצָה! אין צורך להצטער על הזמן שחלף. זהו תרגיל חסר תועלת לחלוטין, מכיוון שהוא לא יחזור. עדיף ללמוד מעכשיו לא לאפשר בזבוז חסר תועלת שלו.
תכונות של ניהול זמן הוראה
ישנן טכניקות שונות המלמדות את היסודות של ניהול זמן. ניתן למצוא מידע נושאי רב בנושא זה באינטרנט. אבל עדיף כשאיש מקצוע ישתף אתכם בסודות. הביקוש המוגדל לחקר סוגיה זו יוצר היצע. והיום בארצנו הספרות מודפסת בכמויות גדולות ומתקיימות הכשרות שונות בנושא ניהול זמן.
הכשרה היא אחת משיטות הלימוד המאפשרות לך לרכוש את הידע, הכישורים והיכולות הדרושים באמצעות הכשרה מעשית ישירה. היתרון העצום שלה הוא שהתלמיד לא רק תופס כל מידע מוצהר, אלא יכול ליישם באופן מיידי את הידע שנצבר בפועל. יש תקשורת חיה עם המאמן ועם קבוצה של אנשים בעלי דעות דומות.
למרות העובדה שהעקרונות הבסיסיים של ניהול זמן זהים, ניתן לבנות הדרכות בדרכים שונות. כל מאמן קובע בעצמו כיצד יהיה לו קל יותר להעביר את ניסיונו לקהל המאומן. שיעורי ניהול זמן מציעים מספר כללים או פעילויות שיש לעקוב אחריהם כדי לסייע בפיתוח היכולת לנהל זמן.
אבל אתה צריך להבין שהטיול לאימון עצמו, גם אם הוא נערך על ידי מומחה מוסמך ביותר, ללא מאמצים מצידו יהיה חסר תועלת. תכנון, חלוקת תוכניות לחלק חשוב ולא כל כך חשוב, דחוף ומתעכב - כל זה יצטרך להתבצע לבד.
דרך נוספת ונגישה יותר לקבל מידע על ניהול החיים והזמן היא ספרות מיוחדת. ספרים רבים נכתבו בנושא זה על ידי מחברים זרים ופנימיים כאחד. רבים מהם מאמנים מובילים, כך שתוכל להכיר את החומר לפני שתגיע לאימון הרלוונטי. היתרון של הספר על פני האימון הוא המחיר הנמוך יותר, היכולת לקרוא אותו בזמן נוח ולקרוא אותו מחדש, לרשום הערות.
ספרים פופולריים בשנת 2016 המספרים כיצד לנהל זמן ביעילות הם:
- "ריכוז מקסימלי". כתבה לוסי ג'ו פלדינו;
- "דרך קלה להפסיק להתמהמה". נכתב על ידי ניל פיורה;
- "המוזה והחיה". נכתב על ידי יאנה פרנק;
- "מהותיות". נכתב על ידי גרג מק'קיון;
- "איך לעשות סדר בדברים." כתב דוד אלן;
- Drive Time. המחבר גלב ארכנגלסקי;
- "365 ימים של אדם יצירתי.יומן ". נכתב על ידי יאנה פרנק;
- "שנה טובה. שבועון של משווק ". פורסם על ידי איגור מאן;
- "איך עובדים 4 שעות בשבוע". נכתב על ידי טים פריס;
- "אומנות ההמשך". נכתב על ידי אלן לקיין.
כללים בסיסיים לניהול זמן יעיל
אם אדם עשה את הצעד הראשון, ראה את בעיית התכנון הלא נכון של זמנו ורוצה לפתור אותו בעתיד הקרוב, אז יש צורך להבין כמה סודות של ניהול זמן. ההנחיות הבאות ינחו אותך כיצד לנהל נכון את זמנך.
חיסול "מקרים-טפילים"
האתגר הוא לנתח את היום שלך, לתזמן אותו בפירוט רב ככל האפשר. יש צורך לרשום לא רק מעשים שימושיים שהושלמו. זה צריך לכלול גם הרפיה, תקשורת ופעילויות אחרות. כעת עליך לסמן את הנקודות שיכולות לחסוך זמן ללא כל נזק. מדובר ב"מקרי טפילים "שגונבים דקות יקרות. כדי לא לכלול את כל הפעולות חסרות התועלת, עליך לנתח יותר מיום אחד מהימים שלך, אך התוצאה לא תאחר לבוא. הוצאה של שבוע ברשימת המטלות שלך יכולה לחסוך לך הרבה יותר זמן בעתיד על ידי ניתוק דברים מיותרים מלוח הזמנים שלך.
קביעת לוח זמנים
על ידי ביטול "מקרי טפילים" מלוח הזמנים שלך, תוכל להתחיל בתכנון זמן רציונלי. אנשים מצליחים מתכננים כל הזמן את זמנם ובכך מגדילים את הפרודוקטיביות של פעילותם.
תכנון לא צריך להיעשות בראש שלך, אלא על נייר. זה לא משנה אם זה יומן כרוך עור או פיסת נייר פשוטה. יש צורך לכתוב את המקרים לפי סדר חשיבותם. אם תתעורר משימה חדשה במהלך היום, יש לכתוב אותה גם בתוכנית שלך, תוך התחשבות בעדיפות ביחס לתכנון המתוכנן בעבר. יש למחוק מקרים שהושלמו מהרשימה. הוא נותן כוח וממריץ לפעילות פורייה.
התכנון צריך להיות מיותר לפחות. מתוכניות השנה, עברו בצורה חלקה לתוכניות לכל יום. יש להגדיר מועדים ספציפיים לכל משימה.
באימונים לניהול זמן, מאמנים ממליצים לרוב לצייר עץ כהתגלמות המטרה הגדולה העיקרית. הענפים המשתרעים ממנו הם משימות קטנות שצריך לפתור בדרך להשגתה. כל ענף יכול להסתעף פעמים רבות עד לחלק את המשימות לקטנות, ברורות ומובנות. כמובן שלצייר עצים כשאתה מתכנן כל יום אינו הכרחי, אך הדמיה של התוכנית שלך שווה את זה. יש כלל 10/90 בניהול זמן. היא מנוסחת כך: 10% מהזמן שאתה מוציא לתזמן משימה יחסוך 90% מהזמן שנדרש להשלמתה.
בניית כוח רצון
לא מספיק ללמוד כיצד לתכנן נכון את הזמן שלך. יש לעקוב אחר התוכנית המתוארת. אבל לעתים קרובות זה קורה שבבוקר קמת עם כאב ראש ולא רצית לעשות תרגילים; חזר הביתה מהעבודה עייף ולא הלך לקורסים; הסרט האהוב עליך נמצא בטלוויזיה, וזימנת את הפגישה מחדש. ארגון היום שלך מתחיל בארגון עצמך. אם בהתחלה קשה להקריב את הצפייה בתוכנית האהובה עליך, תוכל לצפות בה על ידי הכנסת הטלוויזיה למטבח ובישול ארוחת ערב בזמן זה. אם לא בא לך לבצע את הריצה המתוכננת שלך בבוקר בגשם המטפטף, תוכל לקחת איתך את נגן המוסיקה ומצב הרוח שלך יעלה. אין צורך לנטוש את המקרים המתוכננים, כדאי לחפש פשרה ולהגשים אותם בהנאה.
עדיפות
החלק הקשה ביותר באמנות ניהול הזמן שלך הוא לתעדף נכון, להדגיש את המטרה העיקרית ואת המשנית. זה מאפשר לך לסדר נכון משימות ברשימה.
לאחר שזיהינו את המשימות העיקריות, יש לנתח אילו השלכות יתרחשו אם הן יושלמו או לא יושלמו בזמן.אם אתה מדגיש נכון את העיקר, אז אתה יכול לראות שלפרת המועדים לביצוע המשימה העיקרית יהיו השלכות חמורות.
הדברים החשובים והקשים ביותר נעשים בצורה הטובה ביותר בבוקר. בשעות אלה המוח נח, התודעה ברורה, תשומת הלב מרוכזת באופן מקסימלי. ישנם מצבים בהם מתוכנן פחות זמן להשלים משימה מכפי שבוצע בפועל מסיבות שאינן בשליטת אדם. לכן, אם אתה מתכנן דברים חשובים לשעות אחר הצהריים, ייתכן שהם לא יבוצעו בזמן, וכתוצאה מכך יגרמו השלכות חמורות.
ניתן לחלק את כל המקרים באופן מותנה לארבע קבוצות: דחוף וחשוב; חשוב אך לא דחוף; דחוף אך לא חשוב; לא דחוף ולא חשוב במיוחד. מומלץ להכניס דברים ליומן לפי הסדר הבא:
- חשוב ודחוף;
- דחוף אך פחות חשוב;
- חשוב אך לא דחוף;
- אַחֵר.
על פי אחד מכללי ניהול הזמן (חוק פארטו 20/80), סדר עדיפויות נכון יכול לחסוך עד 80% מהמשאבים. הוא מנוסח כדלקמן: 20% מהפעילויות שהושקעו במשימות העיקריות, מביאות 80% מהיעילות; בתורו, 80% מהפעילות המושקעת על ביצוע משימות לא משמעותיות תביא רק 20% מהתוצאה. זה שוב מצביע על כך שיש צורך להדגיש את החשוב ולזרוק את המיותר.
קביעת תנאי העבודה
כדי לפתח את היכולת לנהל זמן, עליך לקבוע מועדים ברורים לכל משימה. אחרת, אפשר לדחות את זה ללא הגבלת זמן. לאחר תאריך יעד ספציפי להשלמת משימה, אדם שואף להגיע בזמן. עדות לכך היא התפוקה המוגברת של התלמידים יום לפני המפגש, דוגמה זו ניתנת לעתים קרובות במהלך אימונים. לפעמים כדאי לקבוע מועדים כאלה בעצמך על מנת להתרכז ככל האפשר בסיום המשימה, לגייס את כל הפוטנציאל שלך. אל תשתמש יתר על המידה בניסויים עם מועדים. זה יכול להוביל למאמץ יתר, לאובדן כוח ולהשלכות שליליות אחרות. בתורו, העבודה כפי שהיא נכנסת תעזור לחסוך לא רק זמן, אלא גם אנרגיה. אם כל הקשיים הקטנים המתעוררים בדרך למטרה העיקרית נפתרים בבואם, אז אין להם זמן להפוך לכדור שלג של בעיות בלתי פתירות. אם כל המשימות הושלמו, אך הכוח והזמן מאפשרים לך להתמודד עם המשימה הנוספת, אין צורך לדחות אותה. לאחר שהשלים את המשימה היום, המתוכנן למחר, אדם יהיה בטוח שיהיה לו זמן להשלים את כל הפעילויות המתוכננות ליום המחרת. אין לדחות את השלמת התיקים שהחלו היום ולא הושלמו בתוך המועד הקבוע לעצמך. כל משימה נפתרת מהר יותר, כל עוד אתה ממוקד בה. על ידי דחיית סיום העבודה למחר, אדם מאלץ את עצמו לכוונן מחדש ולהתמקד בה, וזה גוזל זמן.
משלחת ואוטומציה
אין צורך לפחד מעזרה. יתר על כן, אם יש הזדמנות להפקיד את ביצוע המשימות בידי אדם אחר, יש להשתמש בה. לא תמיד ניתן להשיג תוצאה טובה רק בעצמך. משתלם יותר להקדיש זמן ללמד אדם אחר משימה מסוימת פעם אחת, מאשר לעשות זאת בעצמך כל הזמן. במיוחד אם הוא לא נכלל בקטגוריה העיקריות. לפיכך, ניתן להקדיש את הזמן הפנוי למשימות חשובות יותר.
לאוטומציה של תהליכים מסוימים יש תפקיד חשוב לא פחות בתהליך של ניהול זמן יעיל: מיון אוטומטי של הודעות דוא ל, תשלומים קבועים אוטומטיים וכו '. כל דבר שיכול לעבוד ללא השתתפותך חוסך זמן נוסף.
מנוחה מלאה
עליך לתכנן לא רק את זמן העבודה שלך, אלא גם את שאר המנוחה.יתר על כן, מומחים רבים ממליצים להתחיל מנקודה זו כדי להתחיל למלא את היומן שלך. ללא מנוחה מתאימה, אדם אינו יכול לעבוד בצורה פרודוקטיבית, כך שאסור לשכוח את מרכיב ההצלחה הזה.
חלק מהאנשים, במאמץ להגיע בזמן כמה שיותר, מכחישים לעצמם בכוונה את כל ההנאות ומנסים להשקיע כל דקה בעסקים. כתוצאה מכך התפוקה יורדת מכיוון שאדם עייף אינו יכול להתרכז ולקבל החלטות מהירות וחכמות.
המנוחה צריכה להיות שלמה. כשאתה מבלה עם משפחה או חברים, אתה צריך ליהנות מתקשורת, ולא לחשוב על תוכניות עסקיות חדשות או תוכנית להיפגש עם שותף בראש שלך. וזה לא יעזור למטרה, וזה יעורר חוסר שביעות רצון של אנשים קרובים. כיצד לנהל את הזמן - צפה בסרטון:
היכולת לנהל את הזמן שלך מאפשרת לאדם להיות מצליח ומאושר. לכן, לא יהיה מיותר להבין את האמנות הזו לא רק לראש, אלא גם לעקרת הבית. במקורות שונים, אתה יכול לספור מספר שונה של שיטות, טכניקות וכללים לניהול זמן יעיל, אך כולם מסתכמים באותם עקרונות: תכנון ותעדוף מוכשר. לאחר שהשתלטו על יסודות המדע הזה, כל אחד יוכל לנסח את הכללים שלו כיצד לנהל חיים וזמן.
